1. Einführung
NotesBot ("wir" oder "unser") wurde mit Datenschutz als Grundprinzip entwickelt. Wir glauben, dass du die volle Kontrolle über deine Daten haben solltest. Diese Datenschutzrichtlinie erklärt, welche Daten wir erheben, wie wir sie speichern und wie du sie verwalten oder dauerhaft löschen kannst. Durch die Nutzung von NotesBot stimmst du der Erhebung und Verwendung von Informationen gemäß dieser Richtlinie zu.
Du Hast die Kontrolle: Transkriptionen und Zusammenfassungen werden gespeichert, damit du jederzeit von deinem Dashboard aus darauf zugreifen kannst. Du kannst Sitzungsdaten jederzeit dauerhaft löschen. Löschungen sind unwiderruflich und sofort wirksam, ohne temporäre Löschung oder versteckte Aufbewahrung.
2. Informationen, die Wir Erheben
2.1 Benutzerinformationen
- Discord-Benutzer-ID und Benutzername
- Discord-Server (Guild) ID
- Discord-Kanal-IDs (Sprach- und Textkanäle)
2.2 Daten, die Wir Dauerhaft Speichern
- KI-generierte Zusammenfassungen - Dauerhaft in unserer Datenbank für deinen Zugriff gespeichert
- Transkriptionen - Dauerhaft in unserer Datenbank für deinen Zugriff gespeichert
- Sitzungsmetadaten - Zeitstempel, Dauer, Benutzer-IDs dauerhaft gespeichert
2.3 Audioaufnahmen
JEDE AUFNAHME WIRD 14 TAGE AUFBEWAHRT
- Jede Aufnahme wird in unseren Speicher hochgeladen und 14 Tage aufbewahrt, damit du sie im Dashboard anhören und eine fehlgeschlagene Transkription erneut starten kannst
- Nach 14 Tagen wird das Audio automatisch gelöscht. Deine Zusammenfassung und dein Transkript bleiben, bis du sie löschst
- Die Audio-Einstellung in /config ist eine Zustellungsoption: Sie entscheidet, ob die MP3 auch in Discord gepostet wird, nicht, ob die Aufnahme aufbewahrt wird
- Löschst du einen Call im Dashboard, verschwindet sein Audio sofort mit, noch vor Ablauf der 14 Tage
2.4 Daten, die Wir Verarbeiten aber Nicht Speichern
- Arbeits-Audiodateien auf dem Aufnahmeserver, gelöscht, sobald die Aufnahme hochgeladen und verarbeitet ist. Die Aufnahme selbst ist in Abschnitt 2.3 geregelt
2.5 Zahlungsinformationen
- Stripe-Kunden-ID
- Details des Abonnementplans
- Zahlungsstatus und Abrechnungszyklus-Informationen
Hinweis: Wir speichern keine Kreditkartennummern oder andere sensible Zahlungsdaten. Die gesamte Zahlungsabwicklung wird sicher von Stripe übernommen.
2.6 Benutzereinstellungen
- Individuelle KI-Zusammenfassungsanweisungen
- Aufnahmemodus-Präferenzen (Meeting- oder DnD-Modus)
3. Wie Wir Deine Informationen Verwenden
Wir verwenden die erhobenen Informationen für folgende Zwecke:
- Um Sprachaudio vorübergehend für die Transkription zu verarbeiten
- Um KI-gestützte Zusammenfassungen deiner Gespräche zu erstellen
- Um Transkriptionen und Zusammenfassungen an deinen Discord-Kanal zu liefern
- Um dein Abonnement zu verwalten und Zahlungen zu verarbeiten
- Um Nutzungslimits für deinen Abonnementplan zu verfolgen
- Um mit dir über Service-Updates oder Probleme zu kommunizieren
- Um eine Aufnahme im Dashboard nur den Personen zu zeigen, die sie sehen dürfen: der Person, der sie in Rechnung gestellt wird, den Personen, die im Call waren, und, wenn ein Server-Admin es aktiviert, den Mitgliedern oder Rollen dieses Discord-Servers
Hinweis: Zusammenfassungen und Transkriptionen werden in unserer Datenbank gespeichert, bis du sie löschst. Audioaufnahmen werden 14 Tage aufbewahrt und dann automatisch gelöscht. Siehe Abschnitt 2.3.
4. Offenlegung und Weitergabe deiner Daten
Wir verkaufen deine Daten nicht. Zusammenfassungen, Transkriptionen und Audio werden ausschließlich auf folgende Weise offengelegt:
- Teilnehmer des Calls: Standardmäßig ist eine Aufnahme im Dashboard für die Person sichtbar, der sie in Rechnung gestellt wird, und für alle, die im Sprachkanal waren
- Serverweite Sichtbarkeit (optional): Ein Discord-Server-Admin kann den serverweiten Dashboard-Zugriff für Aufnahmen aktivieren, die über das Abonnement dieses Servers abgerechnet werden, sodass Mitglieder dieses Servers, oder nur die vom Admin gewählten Discord-Rollen, diese Aufnahmen samt Zusammenfassungen, Transkriptionen und Audio öffnen können
- Öffentliche Freigabe-Links: Du kannst einen Link erstellen, mit dem jeder, der ihn besitzt, eine einzelne Aufnahme lesen kann, und du kannst diesen Link jederzeit widerrufen
- Dienstleister: Die unter Drittanbieter-Dienste aufgeführten Verarbeiter, und ausschließlich zur Erbringung des Dienstes
- Rechtliche Anfragen: Soweit wir nach geltendem Recht zur Offenlegung von Daten verpflichtet sind
Die serverweite Sichtbarkeit ist standardmäßig aus und wirkt nie rückwirkend: Sie gilt nur für Aufnahmen, die entstehen, nachdem ein Admin sie aktiviert hat, und nur für Aufnahmen, die über das Abonnement dieses Servers abgerechnet werden. Persönliche Aufnahmen sind nie betroffen. Die Person, der eine Aufnahme in Rechnung gestellt wird, kann jeden einzelnen Call jederzeit wieder auf Private setzen, und ein Admin kann die Einstellung wieder ausschalten. Beides wirkt innerhalb von etwa fünf Minuten. Aufnahmen, die vor der Aktivierung entstanden sind, werden nie geteilt, und es gibt keine Möglichkeit, die Einstellung auf vergangene Calls anzuwenden.
5. Datenspeicherung und Sicherheit
5.1 Was Wir Dauerhaft Speichern
- Meeting-Zusammenfassungen und Transkriptionen - Dauerhaft in MongoDB-Datenbank gespeichert
- Benutzerkontoinformationen und Abonnementdaten - MongoDB-Datenbank
- Nutzungsstatistiken (genutzte Stunden) - MongoDB-Datenbank
- Individuelle Prompt-Präferenzen und Einstellungen - MongoDB-Datenbank
5.2 Audio-Aufbewahrung
Wichtig: Die Audio-Aufbewahrung ist für jede Aufnahme gleich, wie in Abschnitt 2.3 beschrieben:
- Aufnahmen werden in einem privaten Cloudflare R2 Bucket gespeichert
- Sie werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht
- Einen Call im Dashboard zu löschen, löscht sein Audio sofort mit
- Die Audio-Einstellung in /config ändert nur, ob die MP3 in Discord gepostet wird
5.3 Was Wir NICHT Speichern
- Arbeits-Audiodateien auf dem Aufnahmeserver (gelöscht, sobald die Aufnahme hochgeladen und verarbeitet ist)
- Echtzeit-Gesprächsdaten (nicht zwischengespeichert oder protokolliert)
5.4 Sicherheitsmaßnahmen
- Alle API-Schlüssel und Geheimnisse als Umgebungsvariablen gespeichert
- Private Speicher-Buckets mit eingeschränktem Zugriff
- Sichere HTTPS-Verbindungen für alle Datenübertragungen
- Eingabevalidierung und -bereinigung
6. Drittanbieter-Dienste
Wir nutzen die folgenden Drittanbieter-Dienste für den Betrieb von NotesBot:
- Discord: Für Bot-Funktionalität und Benutzerauthentifizierung
- AssemblyAI (Universal-3 Pro und Universal-2 Modelle): Für Audio-Transkription mit automatischer Spracherkennung und Sprecher-Diarisierung. Die Anzeigenamen der Sprecher aus Discord werden als Keyword-Boost-Begriffe gesendet, um die Transkriptionsgenauigkeit zu verbessern.
- OpenAI: Für KI-gestützte Zusammenfassung
- Stripe: Für Zahlungsabwicklung
- Cloudflare R2: Für die Speicherung des Aufnahme-Audios
Jeder dieser Dienste hat eigene Datenschutzrichtlinien. Wir empfehlen dir, diese zu überprüfen.
7. Datenaufbewahrungspraktiken
7.1 Gespeicherte Daten
- Meeting-Zusammenfassungen und Transkriptionen - In unserer Datenbank für deinen Zugriff gespeichert, bis du sie löschen möchtest
- Benutzerkonto- und Abonnementdaten - Aufbewahrt, solange das Konto aktiv ist
- Nutzungsstatistiken und Abrechnungsunterlagen - Aufbewahrt wie für die Dienstleistung und Vorschriften erforderlich
7.2 Vorübergehend Gespeicherte Daten
- Arbeits-Audiodateien auf dem Aufnahmeserver - Gelöscht, sobald die Aufnahme hochgeladen und verarbeitet ist
- Aufnahme-Audio - 14 Tage gespeichert, dann automatisch gelöscht. Siehe Abschnitt 2.3
7.3 Deine Kontrolle über das Audio
Was du steuerst:
- Aufbewahrung: Jede Aufnahme wird 14 Tage aufbewahrt, wie in Abschnitt 2.3 beschrieben
- Zustellung: Die Audio-Einstellung in /config entscheidet, ob die MP3 in Discord gepostet wird, und ändert nie, wie lange die Aufnahme aufbewahrt wird
- Löschung: Einen Call im Dashboard zu löschen, entfernt sein Audio, seine Zusammenfassung und sein Transkript sofort
Datenverarbeitung durch Dritte: Unsere Drittanbieter-Verarbeiter (AssemblyAI für Transkription und OpenAI für Zusammenfassung) können Daten gemäß ihren eigenen Richtlinien aufbewahren. Wir können nicht garantieren, dass diese Dienste deine Daten nicht für eigene Zwecke speichern oder verwenden, einschließlich Modelltraining oder -verbesserung.
8. Deine Rechte
Du hast das Recht:
- Auf deine persönlichen Daten zuzugreifen
- Die Korrektur ungenauer Daten zu verlangen
- Deine Sitzungsdaten (Transkriptionen, Zusammenfassungen) direkt von deinem Dashboard dauerhaft zu löschen
- Die Löschung deines Kontos und aller zugehörigen Daten zu verlangen
- Der Verarbeitung deiner Daten zu widersprechen
- Datenportabilität zu verlangen
Dauerhafte Löschung: Wenn du Sitzungsdaten von deinem Dashboard löschst, werden sie dauerhaft und unwiderruflich aus unseren Systemen entfernt. Wir führen keine temporären Löschungen durch. Einmal gelöscht, können die Daten nicht wiederhergestellt werden.
Für andere Datenanfragen kontaktiere uns bitte unter contact@notesbot.com.
9. Datenschutz für Kinder
NotesBot ist nicht für Benutzer unter 13 Jahren bestimmt. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 13 Jahren. Wenn du glaubst, dass wir Informationen von einem Kind unter 13 Jahren erhoben haben, kontaktiere uns bitte umgehend.
10. Internationale Datenübertragungen
Deine Informationen können in Länder übertragen und dort verarbeitet werden, die nicht dein Wohnsitzland sind. Diese Länder können andere Datenschutzgesetze haben als dein Land. Durch die Nutzung von NotesBot stimmst du solchen Übertragungen zu.
11. Änderungen dieser Richtlinie
Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir werden dich über Änderungen informieren, indem wir die neue Datenschutzrichtlinie auf dieser Seite veröffentlichen und das Datum "Zuletzt aktualisiert" anpassen.
12. Kontakt
Wenn du Fragen zu dieser Datenschutzrichtlinie oder unseren Datenpraktiken hast, kontaktiere uns bitte unter:
E-Mail: contact@notesbot.com
Discord: Tritt unserem Support-Server bei - Wir sind immer da, um zu helfen!